Obchodní podmínky služby Ekvio

1. Úvod

1.1 Tyto obchodní podmínky (dále „Podmínky“) upravují poskytování služby Ekvio (dále „Služba“). Službu poskytuje Jamteo s.r.o., IČO 30238056, se sídlem Moravská 1401/38, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 459475 (dále „my“). Kontakt: help@ekvio.cz.

1.2 Službu poskytujeme jen podnikatelům a dalším zaměstnavatelům pro jejich podnikání nebo jinou samostatnou činnost (dále „Zákazník“). Zákazník není spotřebitel.

1.3 Smlouvu o poskytování Služby (dále „Smlouva“) tvoří tyto dokumenty. Při rozporu mají přednost v tomto pořadí:(a) Objednávka, u placeného předplatného;(b) Smlouva o zpracování osobních údajů, a to ve věcech osobních údajů;(c) Podmínky pro účetní a mzdové kanceláře, pokud Zákazník používá Službu pro své klienty;(d) tyto Podmínky.

Obchodní podmínky Zákazníka se nepoužijí.

2. Uzavření Smlouvy a účet

2.1 Bezplatný účet. Smlouva vzniká registrací v aplikaci, při které Zákazník přijme tyto Podmínky.

2.2 Placené předplatné. Smlouva vzniká potvrzením Objednávky Zákazníkem, a to e-mailem, v aplikaci nebo podpisem. Přijetí Objednávky s dodatkem nebo odchylkou je novou nabídkou.

2.3 Kdo registruje účet nebo potvrzuje Objednávku, prohlašuje, že je oprávněn za Zákazníka jednat.

2.4 Zákazník odpovídá za to, komu zřídí přístup, a za jednání svých uživatelů jako za vlastní. Přístupové údaje jsou osobní. Zneužití účtu nám Zákazník oznámí bez zbytečného odkladu.

3. Co Služba je a co není

3.1 Služba je software, který z údajů a voleb Zákazníka připravuje přehledy, výpočty a návrhy dokumentů (dále „Výstupy“). Některé návrhy připravuje umělá inteligence. Každý takový návrh je označený a do Výstupů se promítne až po potvrzení uživatelem.

3.2 Neposkytujeme právní, daňové ani personální poradenství a nejsme advokátní kancelář. Výstupy jsou vzory a podklady, ne právní stanovisko k situaci Zákazníka.

3.3 O systému odměňování, skupinách prací, výši odměn, nápravě rozdílů a o přijetí a vydání dokumentů rozhoduje vždy Zákazník. Zákazník Výstupy před použitím zkontroluje, přijímá je za své a odpovídá za jejich použití. U dokumentů právní povahy, zejména u vnitřního předpisu, doporučujeme posouzení advokátem.

3.4 Služba vychází z návrhu novely zákoníku práce (sněmovní tisk 300), který zatím nebyl přijat. Pokud bude přijat v jiném znění, později nebo vůbec, nejde o vadu Služby a nevzniká tím nárok na slevu ani na vrácení ceny. Změny přijatých předpisů promítneme do Služby v přiměřené době bez příplatku.

3.5 Nezaručujeme, že orgán inspekce práce, soud nebo jiný orgán posoudí postup nebo dokumenty Zákazníka jako souladné s právními předpisy.

3.6 Služba hodnotí pracovní pozice, ne jednotlivé lidi. Zákazník ji nepoužije k rozhodování o odměně, hodnocení, přijetí nebo propuštění konkrétního zaměstnance či uchazeče.

3.7 Službu průběžně vyvíjíme a můžeme měnit její funkce a vzhled. U placeného předplatného během zaplaceného Období podstatně neomezíme funkce, za které Zákazník zaplatil.

4. Bezplatný účet

4.1 Bezplatný účet zahrnuje funkce, které jsou v aplikaci označené jako bezplatné. Poskytujeme je tak, jak jsou, bez záruky dostupnosti a bez podpory.

4.2 Bezplatné funkce můžeme kdykoli změnit nebo ukončit. Ukončení oznámíme nejméně 30 dnů předem.

4.3 Zákazník může bezplatný účet kdykoli zrušit. Účet, do kterého se 24 měsíců nikdo nepřihlásí, zrušíme. Předem na to upozorníme e-mailem.

4.4 U bezplatného účtu odpovídáme jen za škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.

5. Placené předplatné

5.1 Doba. Předplatné se sjednává na 12 měsíců (dále „Období“), není-li v Objednávce uvedeno jinak.

5.2 Prodloužení. Předplatné se automaticky prodlužuje o další Období, pokud Zákazník nejpozději 30 dnů před koncem Období neoznámí, že prodloužení nechce. My můžeme prodloužení odmítnout oznámením nejpozději 60 dnů před koncem Období. Nejméně 45 dnů před koncem Období pošleme Zákazníkovi e-mail s datem prodloužení a cenou pro další Období.

5.3 Cena. Cena je uvedena v Objednávce bez DPH. Během Období je pevná. Cenu pro další Období oznámíme v e-mailu podle bodu 5.2. Pokud ji neoznámíme, platí dosavadní cena.

5.4 Placení. Cena se platí na celé Období předem na základě faktury se splatností 14 dnů. Při prodlení nejdříve pošleme upomínku s dodatečnou lhůtou 14 dnů. Pokud Zákazník nezaplatí ani v ní, převedeme účet do režimu jen pro čtení, ve kterém lze data dále prohlížet a stahovat. Po zaplacení obnovíme plný přístup do následujícího pracovního dne. Pokud Zákazník nezaplatí ani do 30 dnů od převedení účtu, můžeme od Smlouvy odstoupit. Cenu za dobu do odstoupení Zákazník zaplatí.

5.5 Kredity. Funkce s umělou inteligencí čerpají roční objem kreditů podle Objednávky. Aplikace ukazuje čerpání. Po vyčerpání tyto funkce nejsou do konce Období dostupné, pokud si Zákazník nedokoupí další kredity. Ostatní funkce zůstávají dostupné. Nevyčerpané kredity se nepřevádějí.

5.6 Vrácení ceny. Zaplacená cena se nevrací. Výjimkou jsou případy, kdy tyto Podmínky výslovně stanoví vrácení poměrné části ceny. Poměrnou částí se rozumí cena za zbývající zaplacenou dobu. Vrátíme ji do 30 dnů.

6. Povinnosti Zákazníka

6.1 Zákazník vkládá do aplikace jen údaje v rozsahu, který připouští Smlouva o zpracování osobních údajů. Nevkládá zejména jména, rodná čísla, adresy ani údaje o zdraví zaměstnanců. Do textových polí nepíše nic, podle čeho lze poznat konkrétního člověka.

6.2 Zákazník odpovídá za správnost a úplnost údajů, které vloží, a za to, že má ke zpracování osobních údajů svých zaměstnanců právní základ.

6.3 Zákazník nesmí obcházet zabezpečení Služby, kopírovat ji ani její šablony a metodiku, získávat je zpětnou analýzou, zpřístupnit Službu třetím osobám (s výjimkou postupu podle Podmínek pro účetní a mzdové kanceláře) ani ji používat k vývoji konkurenčního produktu.

6.4 Při závažném porušení tohoto článku nebo při bezpečnostním riziku můžeme přístup do účtu omezit, a to jen v nezbytném rozsahu a na nezbytnou dobu. Zákazníka o tom bez zbytečného odkladu informujeme.

7. Data a důvěrnost

7.1 Data, která Zákazník vloží, a Výstupy patří Zákazníkovi. Používáme je jen k poskytování Služby. Neprodáváme je a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence.

7.2 Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme jako zpracovatel podle Smlouvy o zpracování osobních údajů. Údaje uživatelů a kontaktních osob zpracováváme jako správce podle Zásad ochrany osobních údajů.

7.3 Smíme vytvářet souhrnné statistiky o používání Služby (například počet importů nebo chybovost), které neobsahují údaje o odměňování a neumožňují určit Zákazníka ani žádnou osobu.

7.4 Obě strany zachovají mlčenlivost o důvěrných informacích druhé strany po dobu Smlouvy a 3 roky po jejím skončení. To neplatí pro informace veřejně dostupné a pro informace, které musí strana zpřístupnit podle zákona.

8. Provoz a podpora placeného předplatného

8.1 Usilujeme o dostupnost aplikace 99 % měsíčně. Nepřetržitou dostupnost nezaručujeme. Plánovanou údržbu provádíme přednostně mimo pracovní dobu.

8.2 Podporu poskytujeme e-mailem na help@ekvio.cz v pracovní dny. Odpovídáme zpravidla do konce následujícího pracovního dne.

8.3 Zákazník nám vadu Služby oznámí bez zbytečného odkladu. Vadu odstraníme v přiměřené lhůtě. Výstup, který je vadný kvůli chybě Služby, bezplatně opravíme nebo umožníme vytvořit znovu. To je hlavní nárok Zákazníka z vadného Výstupu.

8.4 Pokud je aplikace pro Zákazníka nedostupná déle než 5 pracovních dnů v kuse z důvodů na naší straně, může Zákazník Smlouvu vypovědět s okamžitou účinností a vrátíme mu poměrnou část ceny.

9. Odpovědnost

9.1 Neodpovídáme za škodu, která vznikla:(a) z rozhodnutí Zákazníka o odměňování nebo z dokumentů, které Zákazník vydal;(b) z nesprávných nebo neúplných údajů vložených Zákazníkem;(c) z použití Výstupu, který Zákazník před použitím nezkontroloval podle bodu 3.3;(d) ze změny právních předpisů nebo jejich výkladu;(e) z jednání uživatelů Zákazníka nebo osob, které použily jejich přístupové údaje.

9.2 Nehradíme ušlý zisk, nepřímou škodu, ztrátu obchodních příležitostí ani dobrého jména, ani pokuty a jiné sankce uložené Zákazníkovi orgány veřejné moci. Při ztrátě dat obnovíme data z poslední zálohy.

9.3 Celková náhrada, kterou Zákazníkovi poskytneme za všechny nároky ze Smlouvy nebo v souvislosti s ní, je omezena částkou, kterou nám Zákazník zaplatil za Službu v posledních 12 měsících před událostí, ze které nárok vznikl. U bezplatného účtu platí bod 4.4.

9.4 Omezení v bodech 4.4 a 9.1 až 9.3 se nepoužijí na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, na újmu na přirozených právech člověka a tam, kde je zákon nepřipouští.

9.5 Zákazník prohlašuje, že měl možnost obsah tohoto článku ovlivnit, a omezení odpovědnosti výslovně přijímá. Strany je sjednaly s ohledem na cenu Služby a na to, že o odměňování rozhoduje Zákazník.

9.6 Práva na náhradu škody ze Smlouvy se promlčují za 1 rok.

10. Skončení Smlouvy a data

10.1 Kterákoli strana může od Smlouvy odstoupit, pokud ji druhá strana podstatně poruší a nezjedná nápravu do 30 dnů od písemné výzvy. Odstoupí-li Zákazník z tohoto důvodu, vrátíme mu poměrnou část ceny.

10.2 Placené předplatné můžeme vypovědět s výpovědní dobou 3 měsíce jen tehdy, pokud ukončujeme poskytování Služby všem zákazníkům. Vrátíme poměrnou část ceny.

10.3 Přechod k jinému poskytovateli. Zákazník může kdykoli požádat o přechod k jinému poskytovateli nebo o výmaz svých dat a tím Smlouvu vypovědět. Výpovědní doba činí 2 měsíce. Skončí-li tak placené předplatné před koncem Období, vrátíme poměrnou část ceny sníženou o poplatek za předčasné ukončení ve výši ceny za zbývající část Období, nejvýše však ceny za 3 měsíce. Po uplynutí výpovědní doby poskytujeme Službu a součinnost k přechodu ještě nejvýše 30 dnů. Za export dat ani za přechod nic neúčtujeme. Podrobnosti o přechodu, rozsah exportovaných dat a informace o umístění infrastruktury uvádíme na ekvio.cz/prechod.

10.4 Výstupy si může Zákazník kdykoli stáhnout. Na žádost mu do 10 pracovních dnů bezplatně předáme export jeho dat ve formátu CSV nebo JSON.

10.5 Po skončení Smlouvy zůstane účet 30 dnů přístupný jen pro čtení. Poté data vymažeme. Ze záloh zmizí nejpozději do dalších 30 dnů. Ponecháme si jen údaje, které musíme uchovávat podle zákona, například účetní doklady.

11. Duševní vlastnictví

11.1 Aplikace, software, metodika, šablony a označení Ekvio patří nám. Po dobu Smlouvy udělujeme Zákazníkovi nevýhradní a nepřevoditelnou licenci užívat Službu pro vlastní potřebu.

11.2 Výstupy může Zákazník upravovat, používat a předávat zaměstnancům, úřadům a poradcům bez omezení, i po skončení Smlouvy. K tomu mu udělujeme bezplatnou, časově neomezenou a neodvolatelnou licenci. Licence nezahrnuje nabízení Výstupů nebo šablon třetím osobám jako samostatného produktu.

11.3 Název a logo Zákazníka smíme uvést mezi referencemi jen s jeho písemným souhlasem.

12. Změny Podmínek

12.1 Podmínky můžeme měnit, zejména kvůli změně právních předpisů, Služby nebo bezpečnosti. Změnu oznámíme e-mailem nejméně 30 dnů předem. Předchozí znění zveřejňujeme v Archivu podmínek.

12.2 Zákazník může změnu do její účinnosti odmítnout a Smlouvu z tohoto důvodu vypovědět. Smlouva pak skončí dnem před účinností změny a vrátíme mu poměrnou část ceny. Pokud změnu neodmítne, platí, že ji přijal.

12.3 Cenu za běžící Období ani rozsah zaplacených funkcí nelze tímto postupem změnit.

13. Závěrečná ustanovení

13.1 Smlouva se řídí českým právem. Spory rozhodují české soudy příslušné podle našeho sídla.

13.2 Strany komunikují e-mailem. Písemná forma je zachována i e-mailem, a to i u výpovědi.

13.3 Za nesplnění povinnosti neodpovídá strana, které v tom zabránila mimořádná a nepředvídatelná překážka nezávislá na její vůli (vyšší moc). Trvá-li překážka déle než 30 dnů, může kterákoli strana Smlouvu vypovědět s okamžitou účinností.

13.4 Smlouvu můžeme postoupit nástupci, na kterého převedeme Službu. Zákazník o tom bude předem informován a může Smlouvu vypovědět s vrácením poměrné části ceny.

13.5 Strany vylučují použití obchodních zvyklostí (§ 558 odst. 2 občanského zákoníku) a ustanovení § 1799 a § 1800 občanského zákoníku. Strany na sebe přebírají nebezpečí změny okolností (§ 1765 odst. 2 občanského zákoníku).

13.6 Je-li některé ustanovení neplatné, ostatní zůstávají v platnosti.

13.7 Kontaktním místem pro orgány a uživatele podle nařízení (EU) 2022/2065 (akt o digitálních službách) je help@ekvio.cz. Komunikujeme česky, slovensky a anglicky. Na tuto adresu lze hlásit i protiprávní obsah.

13.8 Tyto Podmínky jsou účinné od 7. 11. 2026.